Online check-in w hostelu: co musisz wiedzieć

photo by Helena Lopes
Reading Time: 5 minutes

To koniec turystyki jaką dziś znamy. To koniec hosteli.

Zaraz, zaraz…

Czy to rzeczywiście jest koniec?

Według ankiety przeprowadzonej przez Cloudbeds (Global Sentiment Survey), właściciele hosteli są pesymistycznie nastawieni na nadchodzące miesiące 2020 roku.

Przepisy dotyczące ograniczeń odległości w po-wirusowej rzeczywistości, dotykają bezpośrednio branży hostelarskiej.

W końcu to właśnie towarzyskość jest w centrum całej idei hosteli. W najbliższych miesiącach, dla wielu będzie niemożliwym wypełnienie pokoi wieloosobowych.

*a w tle słychać jedynie cykanie świerszczy dochodzące z części wspólnych hosteli*

meme Toy Story: silence, silence everywhere

Brzmi pesymistycznie, prawda?

Utrzymywanie dystansu jest zupełnie przeciwnym rozwiązaniem do tego na czym bazują hostele. Bo tutaj chodzi o zbliżanie ludzi do siebie. O podróżowanie z “dopiero co poznaliśmy się w hostelu” ludźmi. O dzielenie się i łamanie barier kulturowych.

Utrzymywanie dystansu w hostelach to jak chodzenie w klapkach, kiedy na zewnątrz jest 0 stopni. Po prostu do siebie nie pasują.

Ale wiesz co się mówi w trudnych sytuacjach? Gdy życie daje Ci cytryny, możesz je wycisnąć i zrobić lemoniadę (opcjonalnie dodać do wódki).

Czas na Twoją kreatywność. Możesz szukać dochodów z innych źródeł: dogadaj się z organizatorami wycieczek, współpracuj z wypożyczalniami samochodów, oferuj parking. Zwłaszcza, że podróż autem może być tegorocznym hitem wśród podróżników. Lista pomysłów może być nieskończona.

Może już to wszystko oferujesz. Więc co jeszcze możesz zrobić?

Zaprzyjaźnij się z technologią

Dostępne rozwiązania technologiczne mogą stać się Twoim najlepszym przyjacielem. I nie są one żadną nowości. Zwyczajnie mogłaś ich wcześniej nie brać pod uwagę: check-in online i chatboty.

W trakcie konferencji Hostelskills w Krakowie, mieliśmy ożywioną dyskusję na temat chat botów. Jak wiadomo to właśnie bliskość i możliwość poznawania innych ludzi jest podstawą hosteli. Więc, ciężko jest przestawić się we własnych przekonaniach, na zautomatyzowane rozwiązania.

Możesz martwić się, że zaniknie ten element, który tak odróżnia hostele od hoteli. Że będziesz brzmieć niczym robot.

I te przekonania dotyczą także check-inu online.

Co z pierwszym doświadczeniem twarzą w twarz? 

Co z unikalną atmosferą, której osobisty check-in jest wstępem i nieoderwalną częścią doświadczenia w Twoim hostelu?

people gathered inside house sitting on sofa
Photo by Daria Shevtsova on Pexels.com

Wiem, że automatyzacja może brzmieć teraz dla Ciebie, jak coś bardzo odległego. 

Jednak, zapewne korzystasz z systemu, z którego zarządzasz całym hostelem. ( A jeśli jeszcze nie masz PMS w swoim hostelu, to na co czekasz???).

I na pewno to rozwiązanie, pozwoliło Ci zarządzać Twoim obiektem lepiej i szybciej. A twoim pracownikom być bardziej wydajnymi.

Nie będę się zgłębiać w temat chat botów. Moim zdaniem, stworzenie zautomatyzowanych odpowiedzi na najpopularniejsze pytania, pozwala zaoszczędzić wieeeeeeele czasu. I pisze to recepcjonistka, która spędziła niezliczoną ilość godzin, odpowiadając na te same pytania (I wtedy dopiero czuję się jak robot).

Check-in online w Twoim hostelu – dlaczego warto zainwestować

Musisz dostosować hostel do obecnej rzeczywistości. A w tej rzeczywistości bezpieczeństwo i zdrowie Twoich gości i pracowników jest najważniejsze. Zresztą Twoje też. Z tą myślą, jednym z rosnących w popularność rozwiązań jest, aby goście nie musieli korzystać z recepcji.

Musisz dostosować hostel do obecnej rzeczywistości. A w tej rzeczywistości bezpieczeństwo i zdrowie Twoich gości i pracowników jest najważniejsze.

Jednak nie oznacza to, że recepcjoniści nie będą potrzebni. Jeśli właśnie czytasz ten post i pracujesz w recepcji- nie martw się. Skoro podróżnicy nadal potrzebują pomocy przy korzystaniu z Google Maps, bardzo wątpie, że nie będą potrzebować pomocy przy zameldowaniu online.

Check-in online nie jest nowością. Korzystamy z niego podróżując samolotami. To rozwiązanie wykorzystują też hotele i hostele, np. Steel House Copenhagen. Ich goście, z sukcesem mogli zameldować się w stacjonarnych kioskach (tak, takich jak na lotniskach), znacznie wcześniej niż w ogóle usłyszeliśmy słowo COVID-19.

Źródło zdjęcia: Steel House Copenhagen

Kilka powodów dla, których warto zainwestować w online check-in w hostelu

  • Przyspieszysz proces zameldowania. Goście często są zmęczeni po podróży, więc długi check-in to ostania rzecz o której myślą.
  • Poprawisz doświadczenie Twoich gości, zmniejszając kolejki do recepcji.
  • Twoi pracownicy będą mieć więcej czasu na przewidywanie potrzeb gości.
  • Powiedz “tak” na poranne przyjazdy! Posiadając dodatkowe informacje, jak godzina przyjazdu możesz dostosować kolejność sprzątanych pokoi.
  • Usprawnisz sprzedaż dodatkwych usług i dostępnych upselli.

Czego potrzebuje system do zameldowania online?

Hotelminder w swoim poście “Best Hotel Online Self Check-in and Kiosk Sytems of 2020” podkreśla, że najważniejsza jest “idealna integracja”.

Twój PMS i marketing online muszą ze sobą współpracować.

Naszczęście wiele dostępnych programów do zarządzania obiektami noclegowymi oferuje możliwość tej formy zameldowania. I zdecydowanie w erze społecznego dystansowania się, zapotrzebowanie na tą usługę się zwiększyło. Co oznacza, że wielu z tych usługodawców pracuje obecnie nad udoskanalaniem opcji check-inu online.

Równie ważnym jest by Twoi przyjeżdżający goście byli wcześniej powiadomieni  o możliwości check-inu online w Twoim hostelu. Dowiedz się, czy Twój system daje możliwość stworzenia spersonalizowanych emaili, wysyłanych automatycznie.

Dodatkowo, możesz wykorzystać informację o check-inie online, jako treść do portali społecznościowych. Niech Twoi fani wiedzą, że się o nich troszczysz.

Które systemy oferują check-in online?

Wspomniałam już, że nie jest to nowy pomysł. Jeśli wśród swoich gości masz podróżników z Pokolenia Z lub “Digital Nomadów”, docenią oni twoje starania. Nie mówiąc już, że jest to niemalże wskazane rozwiązanie.

woman having a video call
Photo by Edward Jenner on Pexels.com

Systemy takie jak Front Desk Master lub MEWS od dawna oferują zameldowanie online. Z opcją stworzenia własnej wiadomości z instrukcjami i przywitaniem dla osób, które właśnie się zameldowały.

[Nie musisz się martwić o brak tego osobistego elementu]

Kioski do zameldowania

Kolejnym fajnym rozwiązaniem są tzw. Kioski do samodzielnego zameldowania. Tak, takie jak na lotnisku. Myślę, że może się dobrze sprawdzić jako uzupełniająca oferta do zameldowania poprzez stronę lub aplikację. Zwłaszcza, że nie wszyscy nasi goście są super zaznajomieni z własnymi smartfonami.

Niektóre PMSy mają kioski w ofercie (np. MEWS), lub współpracują z firmami, które je oferują. Jeśli tak nie jest w Twoim przypadku, szukając kiosków pamiętaj, aby były one kompatybilne z systemem Twojego hostelu. 

Poniżej przykłady biznesów zajmujących się kioskami do samodzielnego check-inu

Optymistyczne spojrzenie na przyszłość

Zapewne nie jest łatwo obecnie patrzeć w przyszłość. Przyszłość dość niepewną, dopóki nie będzię dostępnej szczepionki. Ale, podróżnicy wrócą na drogę. 

Ostatnie miesiące pokazały, że musimy się zaprzyjaźnić z technologią. Zoom, komunikatory online, emaile, media społecznościowe – nasza branża musi z nich korzystać.

Wykorzystuj rozwiązania technologiczne w swoim hostelu, ale z głową. Wybieraj to co może poprawić doświadczenia Twoich gości. Co może ulepszyć pracę Twojego zespołu. Co dąży do realizacji głównego celu: wyprzedzić i przerosnąć oczekiwania Twoich gości.

Poznanie  nowych potrzeb turystów i tworzenie bezpiecznego środowiska jest na radarze całej branży hotelarskiej.

Na zakończenie

Online check-in w hotelach, hostelach i innych obiektach noclegowych nie jest jakimś futurystycznym marzeniem. To jedno z rozwiązań, które może ulepszyć atmosferę i doświadczenia jakie oferujemy każdego dnia w naszych obiektach.

Kto wie może powyższe rozwiązania Cię zaskoczą i poprawią wydajność Twojego biznesu? (podpowiedź: na pewno je poprawią).

Ale to taka dygresja…

Twoi goście mogą się zameldować online w Twoim hostelu? Daj znać w komentarzach poniżej z jakiego rozwiązania korzystasz.

Pamiętaj, że zawsze możesz się ze mną skontaktować przez emaila lub znaleźć mnie na Fb lub Insta.

Dodaj komentarz

*